企业治理

为了能够迅速顺应经营环境、提高经营透明度,努力巩固企业治理体系。此外,还构建内部控制系统,在事业活动中坚持不懈地、踏踏实实地加以改善,不仅要彻底遵守法令,而且要努力降低风险。

内部控制

内部控制系统

久保田集团的内部控制系统是明确规定在执行业务过程中应该遵守的规则,并检查是否按照该规则运营业务的机制。该系统由两部分构成,一个是按照规则执行业务的“业务运营”,另一个是对经营上的重大风险进行管理的“风险管理”。

“业务运营”是指通过“业务规则”规定运营业务的基本事项,由各部门按照业务规则进行日常检查,进行业务运营。“业务规则”又分为通用业务规则(基本规则)与各按职能分业务规则。

“风险管理”是指通过“风险管理规程”规定管理各种风险的主管部门应该运营的事项,并且为了能够按照该规定管理风险,拟定必要的推进事项,通过审计业务部门,确认其实效性。

在内部控制系统中,将本公司在经营上的重大风险分为以下三类:

  1. 与财务报告可靠性有关的内部控制
  2. 与公平交易、环保及安全卫生等公司基本职能有关的内部控制
  3. 与遵守设备相关法规和进出口管理等合规有关的内部控制

为了规避这些风险,主管部门通过落实推进事项和审计业务部门,并向社长和取缔役会汇报其结果以及下年度对策,开展风险管理的PDCA循环。

内部控制系统概要

图:内部控制系统概要

内部控制系统的运营活动(风险管理活动)

久保田集团是将风险管理活动作为经营活动的一环开展的。基于“风险管理活动是经营活动根基”这一认识,排查全公司的共同风险,例如财务报告可靠性风险等,通过不断进行“有错即改”的稳步改进,妥善管理风险。此外,在加快开展全球化业务的进程中,久保田集团清醒地认识到风险管理活动是企业存续的经营基础,力求提高整个集团的管理水平。

2016年度延续了2015年度的做法,作为强化风险管理的一环,各个业务部门梳理了在当前形势下最为重要的风险。

风险管理的内容与审计件数

风险管理事项 应规避的风险 2016年度
审计件数※1
财务报告可靠性的
内部控制
财务报告
  • 财务报告可靠性风险
2,171
公司基本职能的
内部控制
公平交易
  • 串通投标、价格卡特尔
  • 与经销商等的不公平交易
  • 违反《分包法》
148
环境保护
  • 违反法律、法规
  • 环境事故
  • 过去的环境债务
13,052
安全卫生
  • 发生重大事故灾难
  • 引发职业病
  • 行政处分、诉讼
2,788
质量保证
  • 发生有损久保田品牌的质量问题等
1,784
劳务管理
  • 违反对员工的安全保护义务
  • 不合理的考勤管理
  • 非正式员工、承包、派遣的不合理管理
  • 在海外发生劳务问题
4,744
信息安全
  • 电脑感染病毒
  • 信息泄露
  • 信息系统故障
1,687
知识产权
  • 侵害其他公司知识产权
732
合规的内部控制< 遵守设备相关法规
  • 违反《建筑基准法》、《消防法》、《劳动安全卫生法》等持有资产及设备相关的法律法规
580
地震等灾害对策管理
  • 地震等导致的人命危险、设备受损、信息系统损坏等重大经营损失
133
遵守《建设业法》
  • 违反《建设业法》
866
人权启发※2
  • 发生侵犯人权事件等
-
安全驾驶管理
  • 违反交通法规以及违法行为引起的事故等
148
防止不正当支付
  • 与反社会势力交易
  • 违反《政治资金规正法》
  • 给外国公务员的不正当支付等
594
机密信息管理
  • 泄露新产品的研发计划及销售计划等机密信息
1,269
个人信息保护
  • 泄露、丢失客户及员工等的个人信息
  • 不当利用个人信息
119
进出口管理
  • 违反《关税法》、《外汇法》、《巴塞尔公约》以及化学物质相关法规等进出口相关的法律法规
117
遵守物流相关法规
  • 违反《道路交通法》等道路三法、《劳动基准法》等物流相关法律法规
610

※1 审计件数:各个相应部门的审计项目数之和

※2 人权启发:以培训、信息发布、调查结果跟进等活动为中心开展

久保田热线(内部举报制度)

运用内部举报制度来完善风险管理。在制止、力求早期发现并纠正违法行为和不道德行为的同时,努力营造出开放透明的组织风气。

【窗口的类型与处理内容】
  • CSR企划部窗口:关于“人权问题以外的合规”(亦可匿名)
  • 人权启发部窗口:关于“人权问题”(亦可匿名)
  • 公司外部律师窗口:关于“包括人权问题在内的全方位合规”

※各个公司和单位也有“人权咨询窗口”,以便更加轻松地进行咨询

【可利用人员】

久保田总公司与日本国内集团成员公司的正式员工、临时工、计时工和派遣员工。

※在海外由各分支机构进行处理,重要事项则由各分支机构向久保田总公司进行汇报

【举报者保护】

《业务规则》中的“内部举报制度运用篇”明确规定了下列事项:

  • 不能以举报为由损害举报者权益
  • 除了调查和报告需要之外,不得利用或披露举报内容以及在调查中获悉的个人信息等一切信息
【制度宣传活动】

设法尽量减少因不充分了解制度而带来的不安。
在公司内部简报和网站上介绍下列内容:

  • 各种举报内容的件数和过去事例(概要)
  • 利用举报制度的流程
  • 制度目的、举报者保护、匿名处理等
【举报件数】

2015年1月至12月:37件
2016年1月至12月:30件

※包括咨询和调查结果无问题的事例

【其他】

另外,在不记名的久保田集团员工CSR意识调查中,设置了自由填写栏,提供向公司坦率报告、表达意见的机会,努力营造出开放透明的组织风气。

久保田热线流程图

图:久保田热线流程图

确保财务报告的可靠性

为确认包括海外子公司在内的久保田集团整体财务报告的可靠性,审计部及子公司审计部门定期进行内部审计。

此外,审计部根据审计结果,按照日本《金融商品交易法》规定的财务报告内部控制报告制度(J-SOX)等,构建以集团合并决算为基础的内部控制有效性评估体系。

遵守《反垄断法》(竞争法)

尽管久保田集团一直努力开展各种遵守《反垄断法》活动,但是久保田总公司和久保田AGURI服务株式会社仍于2013年11月受到日本公平交易委员会的现场调查,随后接到了禁令和缴纳行政罚款命令。因此,社长对整个久保田集团发出了“贯彻落实合规是公司存续的必要条件,无论动机如何,违反合规都是一种对公司和社会背信弃义的行为。大家要在行动中始终牢记‘本公司不存在必须追求到有损企业品格为止的销售额和利润’”的信息,并再次指示要彻底做到在遵守法律法规的基础上开展经营活动。

教育启发活动

对于久保田总公司的各个业务部门以及国内外的集团成员公司,继续举办《反垄断法》(竞争法)培训会,努力增强遵守法律法规意识。同时,对于要到海外的集团成员公司担任经营者的员工,进行内容广泛的法律培训,包括《竞争法》在内。

审计与风险管理调查

不仅对久保田总公司的各个业务部门继续进行《反垄断法》审计,而且还对国内外的集团成员公司进行风险管理调查,力求掌握经营活动的实际情况并预防出现违法行为的发生。此外,在近年来日益加强管制的中国,与律师等专家共同调查经营活动风险的实际情况,以便扩充风险管理体系。

维护咨询体系

对于在经营活动方面需要确认是否违反《反垄断法》的事项,与相关业务部门及集团成员公司共享信息,并且彻底做到事先向律师等外部专家进行咨询。

遵守《分包法》

对久保田总公司的各个业务部门以及日本国内的集团成员公司定期进行书面调查。在各个单位举办《分包法》培训会,同时还举办《分包法》相关实际业务的咨询会,使自主风险管理水平得到进一步的提高。

信息管理

久保田集团将妥善保护管理客户等利益相关者的个人信息视为一项重要的社会责任。并且,为了确保本公司的竞争力,还努力防止技术信息等机密信息外泄。

久保田集团按信息类型规定主管部门,包括海外的集团成员公司在内,持续开展“完善规则”、“审计”、“启发”等活动。此外,这些部门还根据需要进行合作,妥善管理风险。

2017年度,为了防备近来的IT威胁,通过电子化学习,针对在久保田的工作中经常利用IT设备的全体员工进行了信息安全教育和确认测验。也将在集团成员公司依次实施。

信息管理体系

图:信息管理体系

※关于信息安全措施

为了加强保护客户个人信息等信息资产,依靠全公司推进体系,采取下列措施:

(1)
制定集团共同的信息安全方针,同时继续完善各项规程和对策要领,监查遵守情况。
(2)
给各单位安排信息安全推进负责人(IT经理),按照主管部门制定的方针,在集团全面展开对策。
(3)
在全部电脑中安装杀毒软件等各种对策情况的自动监控程序,一直进行监控。在海外,根据各个地区的实际情况,与各个机构的IT经理进行合作,努力提高信息安全管理水平。
(4)
对IT经理和副经理定期进行教育启发。此外,对集团员工进行个人信息保护和信息安全的网络教育,努力提高每个员工对应当遵守的对策事项的理解程度。

信息安全体系图

信息安全体系图

防止不正当支付

照片:在中华人民共和国举办防止行贿受贿培训的情景在中华人民共和国举办防止行贿受贿培训的情景

久保田集团特别注重防止不正当支付中的行贿受贿行为,将最高经营者发出的明确信息“绝不允许行贿受贿”纳入到《久保田集团防止行贿受贿方针》中,向公司主管以及全体员工进行宣传。

作为一项基于此信息的风险管理活动,事先进行风险评估,确定面临高风险的部门、市场、商业形式,优先开展风险管理活动,力求构建并运用有效的程序。2016年度,作为风险评估的一环,对日本国内的92个部门和公司以及64个海外机构进行了书面调查。

而且还设置了“防止不正当支付委员会”,验证是否依照久保田集团的《防止不正当支付规程》构建并运用预防不正当支付的机制、是否实际没发生不正当支付行为等。

同时,还注重对公司主管以及员工进行防止行贿受贿教育,利用《久保田集团防止行贿受贿手册》坚持不懈地反复举办培训会。在培训会上介绍防止行贿受贿的相关法律法规以及《久保田集团防止行贿受贿要点》,宣传面对风险时应当采取的措施等最新信息。

全球版《久保田集团防止行贿受贿手册》记载了全球通用的内容,并已制作了日文、英文、中文、印度尼西亚文、菲律宾文、韩文和越南文版本。

此外,还在编写各国的专用手册,更加详细地纳入在每个国家和地区应当注意的问题和对策。已经完成中华人民共和国的专用手册,由中国律师对该国的10家久保田集团成员企业的1100多名员工进行培训。并且,还在韩国和印度尼西亚的当地法律事务所的协助下,在编写这两个国家的专用手册。

这些风险管理活动的方针和活动结果,通过以取缔役为中心组建的“全公司风险管理委员会”,定期向社长和取缔役会进行汇报,相关单位根据反馈结果调整内容等,努力提高风险管理水平。

久保田集团防止行贿受贿方针(摘录)

正如久保田集团行动宪章中所言,我们致力于"在遵守法律法规和道德原则的基础上开展公司活动"。因此,久保田集团永不允许以贿赂等不公平手段为基础的业务。集团也严格禁止其所有公司、管理人员和雇员涉及贿赂。

总裁 久保田集团公司

久保田集团的行动宪章与行为准则

关于行为规范《久保田集团的行动宪章与行为准则》与企业理念《久保田全球企业形象》,包括海外机构在内的久保田集团全体员工,在入职时均已提交表明遵守之意的“宣誓书”。

此外,在日本国内还备有各种启发工具,力求培养合规意识。

久保田集团的行动宪章与行为准则(项目)

  1. 客户满意度
  2. 基于遵纪守法和伦理的企业活动
  3. 对人权的尊重
  4. 创造安全且充满活力的工作环境
  5. 保护地球环境与区域环境
  6. 与国际社会和区域社会共生
  7. 提高经营的透明度,履行说明责任

各种启发工具

《行为准则指南》

附有插图和解说,浅显易懂地记载行动宪章与行为准则。以宣传册的形式印发给新员工,也在公司内部网站上刊登。

《支持合规通讯》

以插图和FAQ形式介绍日常合规问题。每月通过电子邮件发送。

《深入了解CSR》

用四格漫画介绍日常合规问题和CSR问题事例。在隔月发行的公司内部简报上刊登。

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